24.02.2022

Wegweisende Datenarchivierung mit serverbasierten E-Siegeln und Langzeit-Beweiswerterhaltung - Teil 1

Zusammen mit unserem Partner, der secrypt GmbH, haben wir uns unseren gemeinsamen Kunden die Psychiatrischen Klinik Lüneburg und die dort umgesetzten Projekte angeschaut. Eines kann man schon Vorweg sagen: Ein medizinisches Universalarchiv vereint die Vorteile von Dokumentenarchiv und Medizinprodukt. Archivierte Dokumenteninhalte und deren Urheber*innen sind lückenlos revisionssicher nachweisbar.

Ausgangslage und Zielsetzungen

Das vor einigen Jahren eingeführte Entgeltsystem für psychiatrische Fachkrankenhäuser war für die Psychiatrische Klinik Lüneburg – eine von neun Gesellschaften unter dem Dach der Gesundheitsholding Lüneburg – der Ausgangspunkt für eine grundlegende Analyse der Prozesse im Umgang mit Patientendaten. Infolgedessen entschied sich die Klinik, mit der Anschaffung eines neuen Krankenhausinformationssystems (KIS) einen ersten Schritt zur Realisierung weitestgehend digitalisierter Abläufe zu gehen.

Ergänzend zum KIS sollte ein Archivsystem den berechtigten Mitarbeiter*innen alle für die Behandlung erforderlichen Dokumente, Bilder und Multimediadaten liefern. Gleichzeitig sollte der Archivierungsprozess rechts- und revisionssicher gestaltet werden.

Ein Universalarchiv für alle Daten

Kern der Überlegungen war ein medizinisches Universalarchiv, das alle Daten mit Patientenbezug unabhängig vom Dateiformat und vom Erzeugungsort verwalten sollte.
Dazu gehören u.a.:

  • interne oder von Patient*innen mitgebrachte Dokumente, digital oder in Papierform,
  • Multimedia, z. B. Fotos und Videodaten,
  • Daten und Berichte von medizin-technischen Untersuchungen, z. B. EEG und EKG,
  • Röntgenbilder, in einem Klinikum oder einer anderen Einrichtung erstellt und auf Datenträger mitgebracht.

Nach eingehender Analyse möglicher Optionen entschied sich die Psychiatrische Klinik Lüneburg für die Health Content Management (HCM) Plattform synedra AIM. Als auf das Gesundheitswesen spezialisierter Hersteller konnte synedra zahlreiche Referenzprojekte vorweisen, in denen synedra AIM als Synthese aus Dokumentenarchiv und medizinischem DICOM- und Multimedia-Archiv eingesetzt wird.

Für die Sicherstellung von Integrität und Authentizität, die bestimmend für den Beweiswert der archivierten Dokumente sind, hat sich die Psychiatrische Klinik Lüneburg für professionelle Signatur- und Siegellösungen der secrypt GmbH inkl. der nötigen Langzeit-Beweiswerterhaltung entschieden. Die Klinik nutzt dafür die Healthcare Campuslizenzen, die entsprechend der Bettenzahl (mehrere hundert Betten) dimensioniert sind.

„Braunschweiger Regeln" als Leitfaden

Die Psychiatrische Klinik Lüneburg konzipierte das Universalarchiv gemeinsam mit synedra auf Basis der „Braunschweiger Regeln zur Archivierung mit elektronischen Signaturen im Gesundheitswesen". So wurde zunächst eine Archivordnung als verbindlicher und rechtssicherer Rahmen für die Aufbewahrung aller Unterlagen mit Patientenbezug definiert. In der Archivordnung wurde festgehalten, wie die einzelnen Dokumentenkategorien bezüglich Erstellung, Anforderungsgründen, Heraus- und Rückgabe, Aufbewahrung, Transport und Vernichtung zu behandeln sind. Zudem bestand die Anforderung, jedes Dokument im Universalarchiv unter Berücksichtigung der langfristigen Lesbarkeit und Beweissicherheit uneingeschränkt zugänglich zu halten.

Nächste Woche geht es weiter mit dem 2. Teil.

Zu unserem Partner:

Die secrypt GmbH wurde im Jahr 2002 mit Hauptsitz in Berlin gegründet. Ihr Spezialgebiet sind Lösungen zur Optimierung und Sicherung elektronischer Geschäftsprozesse unter Gewährleistung von Authentizität, Manipulationsschutz und Vertraulichkeit digitaler Daten. Hierfür bietet das Unternehmen Softwarelösungen rund um gesetzeskonforme E-Signaturen, E-Siegel und Zeitstempel unter Berücksichtigung des rechtlichen Rahmens (z. B. EU-Verordnung eIDAS, deutsches Vertrauensdienstegesetz und Ländergesetzgebungen) an. Mehr Infos unter: www.secrypt.de