Human Resources bei synedra in Zeiten von Covid-19

Zum Thema HR in Zeiten der Covid-19 Pandemie haben wir unser HR-Team, bestehend aus Elisabeth Sporer und Patricia Schafferer, zum Interview gebeten, um zu erfahren, wo heutzutage die Herausforderungen liegen und wie man damit umgehen kann.

Patricia, du bist ja auch eine neue Kollegin, die im Juni bei uns angefangen hat. Wie ging es dir mit dem Jobwechsel während dieser schwierigen Zeit?

P: Grundsätzlich sehr gut! Die Stelle bei synedra war die erste, für die ich mich beworben hatte, und habe auch gleich eine Zusage erhalten, was mich natürlich sehr gefreut hat! Ich hatte mir zwar auch andere Stellen angeschaut, aber die meisten Unternehmen haben dann einen Bewerbungsstopp eingelegt. Von anderen Leuten, die ebenfalls auf Jobsuche waren, habe ich mitbekommen, dass sie es nicht so einfach hatten.

Wie läuft generell die Suche nach BewerberInnen während der Corona Pandemie?

E: Ich habe das Gefühl, dass die aktuelle Situation sich auf unsere Personalsuche eher positiv auswirkt. Einige unserer Stellen hatten wir schon vor der Pandemie ausgeschrieben und konnten dafür längere Zeit keine passenden BewerberInnen finden. Die Krise hat einige Menschen dazu bewogen, sich beruflich neu zu orientieren, was uns im Frühjahr zahlreiche Bewerbungen von fachlich hoch qualifizierten BewerberInnen beschert hat.

Wie viele neue MitarbeiterInnen haben wir seit dem Lockdown?

E: Wir haben uns bewusst dafür entschieden, keinen Bewerbungsstopp einzulegen, was uns seit März 10 neue MitarbeiterInnen gebracht hat.
P: Ich denke, wir arbeiten in einer ziemlich krisenresistenten Branche. IT und Medizin sind heutzutage ohnehin sehr gefragt und durch den Lockdown rückte vor allem der IT-Bereich noch mehr in den Fokus unserer täglichen Arbeit.
E: Das sehe ich auch so. Das Thema Digitalisierung rückt noch mehr in den Vordergrund, auch bei unseren Kunden.

Wie funktioniert die Integration?

E: Es ist eine ganz neue Situation, der wir uns da stellen. Die neuen KollegInnen waren teilweise noch nie im Büro und haben auch die KollegInnen, mit denen sie täglich zusammenarbeiten, noch nie persönlich getroffen. Trotzdem ist das Feedback im laufenden Austausch sehr gut. Wir haben einen ziemlich engmaschigen Onboarding-Prozess geschaffen, der die Integration erleichtern soll. In den jeweiligen Prozessen bekommen die neuen KollegInnen einen Buddy zugeteilt, der als Hauptansprechpartner fungiert. Zudem hilft der Buddy, sich in der Firma „zurecht zu finden". Damit meine ich, wie man zum Beispiel an Informationen kommt, wer einem bei welchem Thema weiterhelfen kann oder wie die internen Systeme funktionieren. Durch dieses System fühlen sich die neuen MitarbeiterInnen schnell integriert. Ebenso gibt es laufend Online-Meetings, die dem privaten Austausch und Kennenlernen dienen. Weil das Plaudern bei der Kaffeemaschine und dergleichen wegfällt, versuchen wir, die neuen KollegInnen auf diese Weise in unser betriebliches und soziales Gefüge zu integrieren.

Was meinst du mit „engmaschiger Onboarding-Prozess"?

E: Wir sind schon seit längerem dran, das Onboarding zu optimieren. Damit meine ich, dass wir darauf schauen, dass die neuen KollegInnen alles haben, was sie zum Arbeiten brauchen, und uns laufend Feedback einholen, was ihnen noch fehlt. Zudem achten wir darauf, dass Prozessverantwortliche, Buddys und wir als HR bei der Begrüßung, dem sogenannten „Welcome Meeting" dabei sind. Wichtig ist uns auch, dass einige Dinge wie Schulungen, Hardware etc. schon vororganisiert sind, damit es hier nicht zu unnötigen Verzögerungen kommt. Dies hat den Vorteil, dass die neuen MitarbeiterInnen gleich am ersten Tag produktiv mit ihren neuen Aufgaben beginnen können. Zudem ist das Feedback, welches wir von den neuen KollegInnen bekommen durchwegs positiv, was uns bei unserer täglichen Arbeit durchaus sehr motiviert.

Mit welchen Herausforderungen seid ihr als HR-Team täglich konfrontiert?

E: Für uns war es eine große Umstellung, den gesamten Bewerbungsprozess online abzuwickeln. Nach einer gewissen Eingewöhnungsphase kann ich sagen, es funktioniert sehr gut und wird sicher auch in Zukunft eine Möglichkeit bleiben, neue MitarbeiterInnen einzustellen, wenn diese weiter von Innsbruck entfernt wohnen. Zudem habe ich bemerkt, dass man teilweise schneller Antworten auf Anfragen bekommt als früher (lacht). Auch für Schulungen und Anwesenheitslisten haben wir uns ein neues System ausdenken müssen, das mittlerweile recht gut funktioniert.

Gibt es Neuerungen, die euch die laufenden Arbeiten erleichtern?

P: Wir sind gerade dabei, eine neue HR-Software einzuführen, die uns die tägliche Arbeit erleichtern soll: im Umgang mit Personaldaten, bei Auswertungen, der Verwaltung der Dokumente etc. Aber auch das gesamte Bewerbermanagement und die Vorbereitung der Lohnverrechnung sollen über die neue Software abgewickelt werden. Wir testen gerade ein vielversprechendes System und denken, dass wir es Anfang nächsten Jahres ausrollen und flächendeckend einsetzen können.

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