22.10.2020
Dokumentenarchivierung mit synedra AIM: Verbesserte Workflows für das Maßregelvollzugszentrum Niedersachsen
Das Anforderungsprofil war klar: Krankenakten sollten über standardisierte Kommunikationsschnittstellen revisionssicher archiviert und patientenbezogen zu einer Krankenakte zusammengeführt werden. Des Weiteren sollten die Akten unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte vom klinischen Arbeitsplatz aus angefordert und so dem behandelnden Personal schnell und einfach zur Verfügung gestellt werden. Neben dem Krankenhausinformationssystem AVEDIS des IT-Dienstleisters DATAGROUP fand das Maßregelvollzugszentrum auch eine passende Archivlösung beim österreichischen Medizin-IT-Unternehmen synedra, dessen Health Content Management (HCM) Plattform synedra AIM nun als Dokumentenarchiv im Einsatz ist.
Tiefe Integrationen sorgen für verbesserte Workflows
Nach der erfolgreichen Einführung des Krankenhausinformationssystems wurde gemeinsam mit synedra an der Umsetzung des Dokumentenarchivs und der Anbindung von synedra AIM an das KIS gearbeitet. Über eine HL7-Schnittstelle werden nun im KIS generierte Dokumente in das Archiv von synedra überführt und dort revisionssicher abgelegt. Für die behandelnden Ärztinnen und Ärzte wird der hausweite Zugriff auf die archivierten Dokumente über eine weitere Integration zwischen dem KIS und synedras Multiformat-Viewer synedra View ermöglicht. Sobald die Ärztinnen und Ärzte ein Dokument im KIS aufrufen, öffnet sich synedra View. Alle Ärztinnen und Ärzte mit den nötigen Berechtigungen können das Dokument anschließend im Multiformat-Viewer betrachten. „Der schnelle Zugriff auf Krankenakten stellt für unsere AnwenderInnen einen erheblichen Fortschritt im Vergleich zu früher dar, als am MRVZN noch Papierakten im Umlauf waren. Diese waren nicht immer sofort zur Hand, da sich durch die interne Weitergabe zeitliche Verzögerungen ergaben", hebt Daniela König, Projektleiterin für die KIS- und Archiveinführung am MRVZN, neben der Revisionssicherheit den zweiten großen Nutzen des neuen Dokumentenarchivs hervor.
Spezialisierte Arbeitsabläufe verlangen nach spezialisierten Lösungen
Die Arbeitsweise des Maßregelvollzugszentrums unterscheidet sich von jener somatischer Kliniken durch die längere Behandlungsdauer und die intensive Zusammenarbeit mit externen Krankenhäusern und Arztpraxen. „Die daraus resultierenden Befunde und Arztbriefe, aber auch der Schriftwechsel mit Gerichten und der Staatsanwaltschaft führen täglich zu viel Eingangspost, die digital zugänglich gemacht werden muss", erläutert Daniela König das übliche Prozedere. Auch intern entstehen tagtäglich zahlreiche Dokumente, zum Beispiel durch Lockerungsanträge, die die Patientinnen und Patienten in schriftlicher Form stellen und die nach einem Entscheid archiviert werden müssen. Unter anderem für diesen Anwendungsfall wird synedras Lösung am MRVZN eingesetzt: Nach dem Einscannen eines Dokumentenstapels – wobei Dokumente unterschiedlicher Patientinnen und Patienten durch Trennblätter separiert werden – werden die einzeln erzeugten PDF-Dokumente auf einem Netzlaufwerk abgelegt. Über synedra Import, synedras Archivierungs-Applikation, werden die PDF-Dokumente aus dem Laufwerk geholt und mit dem passenden Patientenkontext sowie einer Dokumentenklasse versehen. Zum Abschluss werden die Dokumente im Archiv gespeichert. Auch diese Dokumente können je nach Berechtigung der MitarbeiterInnen an allen Arbeitsplätzen des MRVZN abgerufen werden.
Effizienz steigern: Stapelverarbeitung mittels Barcodes
Auch wenn der derzeit implementierte Scan-Workflow bereits erhebliche Verbesserungen im Vergleich zur früheren Arbeitsweise mit sich bringt, so soll der Archivierungsprozess der täglich anfallenden internen Dokumente nach Wunsch des MRVZN durch das Aufbringen von Barcode-Etiketten und der automatischen Zuweisung des Patientenkontexts noch effizienter gestaltet werden. „Der Plan sieht vor, dass der Barcodeserver im Backend die Barcodes ausliest, eine Anreicherung der Metadaten vornimmt und synedra Import zur Verfügung stellt", erläutert Klaus-Philip Baldin, Leiter des Hauptstadtbüros in Berlin und Projektbetreuer vonseiten synedra, die Vorgehensweise.
Nutzbringende Zusammenarbeit und Zufriedenheit auf beiden Seiten
„Im Zuge des Projekts zeigte uns das MRVZN Arbeitsabläufe bei der Stapelverarbeitung auf, die wir ins Produktmanagement aufgenommen haben und nun weiterentwickeln wollen. Da das Thema Scanning auch bei anderen Kunden einen zentralen Stellenwert einnimmt, ist die Zusammenarbeit mit dem MRVZN für synedra in dieser Hinsicht ein großer Pluspunkt", zeigt sich der Leiter des Hauptstadtbüros vom gemeinsamen Projekt überzeugt. Auch auf die strategische Bedeutung des Scanning-Projekts für synedra kann er mit Freude verweisen: „Der Norddeutsche Raum war für synedra bisher ein weißer Fleck auf der Landkarte. Mit der Einführung von synedra AIM im Maßregelvollzugszentrum Niedersachsen konnten wir einen deutlich sichtbaren Punkt setzen." Im Maßregelvollzugszentrum selbst zeigt man sich mit dem Verlauf und der Umsetzung des Projekts ebenfalls zufrieden. So findet Daniela König durchwegs positive Worte, um die letzten Jahre mit synedra an der Seite des MRVZN zu beschreiben: „Die Zusammenarbeit gestaltete sich alles in allem sehr gut. Probleme während des Projekts konnten mit synedras kompetenter Hilfe schnell gelöst werden und auch für Anpassungs- und Änderungswünsche unsererseits war immer ein Ansprechpartner zur Stelle. Besonders hervorheben möchte ich hier synedras Kundennähe." Seit ungefähr zwei Jahren liefen die bereits umgesetzten Lösungen stabil, so die Projektleiterin weiter, was auch die IT-MitarbeiterInnen der drei MRVZN-Standorte bestätigen könnten. Sowohl das MRVZN als auch synedra freuen sich auf die weitere Zusammenarbeit.