synedra Import: PDF-Dokumente zusammenfügen und archivieren

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben mehrere E-Mails einer Patientin in Ihrem Posteingang, die Sie nun im Archiv ablegen wollen. Natürlich wollen Sie nicht jedes E-Mail einzeln ablegen, sondern hätten die Nachrichten gerne gesammelt in einem PDF-Dokument. Hier kommt die Funktion „Zusammenfügen und Archivieren von PDF-Dokumenten" in synedra Import ins Spiel. Und so gehen Sie dabei vor:

- Um die zu archivierenden Dateien – in diesem Fall die E-Mails Ihrer Patientin – an synedra Import zu übergeben, wählen Sie in Ihrem E-Mail-Programm über die Druckfunktion das Ziel PrintToPDF aus und klicken Drucken.

Hinweis

Wenn in synedra Import der Konfigurationseintrag 'Gedruckte Dokumente automatisch hinzufügen' unter Extras - Einstellungen... - Integration aktiviert ist, werden die Dokumente automatisch im Dokumentenband hinzugefügt.

- Sobald sich alle Dateien, die Sie archivieren möchten, im Dokumentenband befinden, vergeben Sie links im Kontextbereich einen Archivierungskontext:

• Wählen Sie zunächst ganz oben eine Organisationseinheit aus dem Dropdown-Listenfeld, die der Produzent des zu archivierenden Dokuments sein soll.
• Falls die Daten Ihrer Patientin bereits im Archiv gespeichert sind, suchen Sie anschließend im Reiter Patientensuche nach Ihrer Patientin und wählen diese durch einen Klick in der Suchergebnisliste aus.
• Im unteren Bereich geben Sie nun den Untersuchungskontext ein, wie etwa das Untersuchungsdatum und eine Beschreibung.
• Die Patienten- und Untersuchungsdaten werden im Kontextfeld unterhalb des Dokumentenbandes eingefügt.

- Da die Reihenfolge der Dokumente im anschließend erzeugten PDF-Dokument ihrer Reihenfolge im Dokumentenband entspricht, können Sie nun Ihre Dokumente im Dokumentenband mittels Drag&Drop noch umsortieren.

- Unterhalb des Dokumentenbandes wählen Sie nun aus dem Dropdown-Listenfeld 'PDFs zusammenführen & Archivieren'.

- synedra Import führt die Dokumente im Dokumentenband zu einem PDF zusammen und archiviert sie.

- Nach erfolgreicher Archivierung werden die Originaldateien aus dem Dokumentenband entfernt. Das PDF-Dokument wird im Archiv mit dem Präfix 'pdfMerge_' abgelegt.

Tipp

Falls diese Funktion nicht für Sie freigeschaltet wurde, so können Sie PDF-Dateien auch manuell zusammenführen und anschließend archivieren. Klicken Sie dazu auf das „PDF-Dokumente zusammenfügen"-Symbol  unterhalb des Dokumentenbandes. Die einzelnen PDFs werden in ein PDF-Dokument zusammengeführt. Vergeben Sie nun wie oben beschrieben einen Archivierungskontext und wählen Sie anschließend 'Archivieren' aus dem Dropdown-Listenfeld unterhalb des Dokumentenbandes, um das PDF-Dokument im Archiv zu speichern.